Junto con los plazos de la Ley 39/2015, el bloque de documentos administrativos y archivo es de los más rentables del examen de Auxiliar Administrativo del SERGAS: son preguntas concretas y memorizables.

Tipos de documentos administrativos

Se suelen clasificar según su función:

• Documentos de decisión: contienen una declaración de voluntad (resoluciones y acuerdos).
• Documentos de transmisión: comunican algo (notificaciones, oficios, notas interiores).
• Documentos de constancia: acreditan hechos (actas y certificados).
• Documentos de juicio: recogen una opinión (informes).

El acto administrativo

Conceptos que conviene tener claros:

• Eficacia: los actos se presumen válidos y producen efectos desde que se dictan, salvo que necesiten notificación o publicación.
• Nulidad de pleno derecho: los vicios más graves (acto dictado por órgano manifiestamente incompetente, contenido imposible, prescindiendo del procedimiento…).
• Anulabilidad: infracciones menos graves del ordenamiento; el acto es válido mientras no se anule.

Las fases del archivo

El ciclo de vida del documento pasa por varios archivos según su antigüedad y uso:

• Archivo de gestión (u oficina): documentación activa, de uso frecuente, en la propia unidad.
• Archivo central: documentación semiactiva del organismo.
• Archivo intermedio: recibe la documentación que ya no se usa habitualmente, a la espera de su valoración.
• Archivo histórico: conservación permanente de los documentos con valor histórico.

Ordenación de documentos

• Alfabética (por nombre o apellido), numérica (por número de expediente), cronológica (por fecha) y geográfica (por territorio).

Consejo de estudio

Memoriza el orden de los archivos como una línea temporal: gestión → central → intermedio → histórico, de lo más reciente y usado a lo más antiguo y permanente. Es una pregunta casi segura.

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