El archivo se clasifica por sistema alfabético, numérico (correlativo o terminal), cronológico o alfanumérico, y por uso en activo, semiactivo y pasivo. Para los plazos: la Ley 41/2002 (art. 17.1) exige un mínimo de cinco años desde el alta, y la Ley 3/2001 de Galicia (art. 20) manda conservar indefinidamente una lista de documentos y el resto al menos cinco años desde la última asistencia o el fallecimiento.
El archivo es uno de los pocos temas del programa PSX en el que el contenido se parece mucho al trabajo diario: ordenar, localizar, prestar y conservar documentos. Para el examen tienes que dominar tres cosas: los sistemas de clasificación, los tipos de archivo y los plazos de conservación, que es donde más se falla. El programa completo está en el temario PSX en PDF.
1. Qué dice el programa
El tema 11 de la parte específica (Anexo II de la Resolución de 1 de marzo de 2019, DOG núm. 47) incluye: ideas generales sobre el sistema de clasificación; documentación de uso de las instituciones sanitarias, administrativa y clínica; archivo de documentos, naturaleza y clases; derecho de acceso a archivos y registros; archivo y registro electrónico. Además, el tema 1 de la parte específica recoge la Ley 41/2002 y la Ley 3/2001 de Galicia en lo relativo a la historia clínica, que es de donde salen los plazos.
El Decreto 160/1996 (art. 3) incluye entre las funciones del PSX llevar a efecto, bajo supervisión y dirección de quien corresponda, la ordenación, el mantenimiento y la gestión del archivo de historias clínicas.
Muchos pacientes con el mismo apellido; errores de grafía
Numérico correlativo
Número asignado en orden
Sencillo de gestionar; rápido si conoces el número
Si solo sabes el nombre, necesitas un índice aparte
Numérico terminal
Últimos dígitos del número
Reparte las historias de forma uniforme por el archivo y reduce desplazamientos
Exige cuidado al leer el número al revés
Cronológico
Fecha del documento o del episodio
Útil para seguimiento y para ordenar los episodios dentro de una historia
No sirve para localizar a una persona
Alfanumérico
Letras y números combinados
Más capacidad de codificación
Códigos más largos y fáciles de transcribir mal
La pregunta clásica es qué sistema ordena por los últimos dígitos: el numérico terminal. En grandes archivos de historias en papel es el habitual porque evita que todas las historias nuevas se acumulen en la misma estantería.
3. Tipos de archivo según el uso
Archivo activo: documentación de pacientes atendidos recientemente. Está cerca del área de admisión y de fácil acceso.
Archivo semiactivo: documentación con consulta ocasional. Se traslada a un lugar menos accesible.
Archivo pasivo o histórico: documentación sin consulta habitual, que se conserva por obligación legal o por valor asistencial o de investigación.
Los años exactos de cada fase no los fija la normativa que se pregunta en el examen, y cada centro define los suyos. Si una pregunta da un número concreto sin citar fuente, desconfía.
4. Plazos de conservación: lo que dicen las leyes
Este es el punto en el que los materiales de estudio suelen equivocarse, así que se citan los textos.
Norma
Qué establece
Ley 41/2002, art. 17.1
Los centros conservan la documentación clínica en condiciones que garanticen su mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial
Ley 41/2002, art. 17.4
En centros con hospitalizados, la gestión de la historia clínica se realiza a través de la unidad de admisión y documentación clínica, que integra las historias en un solo archivo; la custodia es responsabilidad de la dirección del centro
Ley 3/2001 (Galicia), art. 20.2
Se conserva indefinidamente: informes de alta, hojas de consentimiento informado, hojas de alta voluntaria, informes quirúrgicos o registro de parto, informes de anestesia, informes de exploraciones complementarias, informes de necropsia, hoja de evolución y planificación de cuidados de enfermería, otros informes médicos y la información que se considere relevante a efectos asistenciales, preventivos, epidemiológicos o de investigación, y la que proceda conservar por razones judiciales
Ley 3/2001 (Galicia), art. 20.3
El resto de la información se conserva, como mínimo, hasta que transcurran cinco años desde la última asistencia prestada al paciente o desde su fallecimiento
Resumen para el examen: cinco años es el mínimo estatal desde el alta, y en Galicia hay una lista de documentos de conservación indefinida y un mínimo de cinco años desde la última asistencia para el resto. Si encuentras una opción que habla de «20 años» en la Ley 3/2001, no coincide con el texto del artículo 20. Repásalo con el artículo sobre historia clínica y consentimiento informado.
5. Control de préstamos y expurgo
Cuando una historia en papel sale del archivo, se registra qué historia, a quién se entrega, en qué fecha y cuándo se devuelve. Sin ese control, una historia desaparece del circuito. El expurgo es el proceso de selección y eliminación de documentos que han cumplido su plazo, y exige que la destrucción sea segura para no comprometer la confidencialidad. El artículo 14.2 de la Ley 41/2002 obliga a cada centro a archivar las historias, sea cual sea el soporte (papel, audiovisual, informático u otro), de forma que queden garantizadas su seguridad, su correcta conservación y la recuperación de la información.
6. Archivo electrónico
El programa incluye el archivo y el registro electrónico. La idea clave: los criterios de clasificación, acceso y conservación son los mismos que en papel, con medidas de seguridad informática añadidas. Las herramientas concretas se explican en sistemas informáticos del SERGAS para el PSX.
Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. BOE núm. 274, de 15 de noviembre de 2002, arts. 14 y 17 (BOE).
Ley 3/2001, de 28 de mayo, reguladora del consentimiento informado y de la historia clínica de los pacientes. DOG núm. 111, de 8 de junio de 2001; BOE núm. 158, de 3 de julio de 2001, art. 20 (BOE).
Decreto 160/1996, de 25 de abril. DOG núm. 94, de 14 de mayo de 1996, art. 3 (xunta.gal).
Resolución de 1 de marzo de 2019, de la Dirección General de Recursos Humanos del Servicio Gallego de Salud, Anexo II (programa). DOG núm. 47, de 7 de marzo de 2019.
Temario PSX de OpoSERGAS (clasificación, tipos de archivo, préstamos).
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que conservar una historia clínica?
El artículo 17.1 de la Ley 41/2002 fija un mínimo de cinco años desde el alta de cada proceso asistencial. En Galicia, el artículo 20 de la Ley 3/2001 manda conservar indefinidamente ciertos documentos (informes de alta, consentimientos, informes quirúrgicos y otros que enumera) y el resto, como mínimo, hasta cinco años desde la última asistencia o desde el fallecimiento. No existe un plazo general de 20 años en esa ley.
¿Quién se encarga de la gestión de las historias clínicas en un hospital?
La unidad de admisión y documentación clínica, que integra las historias en un solo archivo (Ley 41/2002, art. 17.4). La custodia está bajo la responsabilidad de la dirección del centro.
¿Qué es el expurgo?
La selección y eliminación de documentos que han cumplido su plazo de conservación. En documentación clínica solo es posible respetando los plazos legales y de forma segura para proteger la confidencialidad.
¿En qué tema del programa aparece el archivo?
En el tema 11 de la parte específica: clasificación y archivo de documentos, naturaleza y clases de archivos, derecho de acceso a archivos y registros, y archivo y registro electrónico.
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