El registro de documentos y su posterior archivo son tareas del dia a dia del Auxiliar Administrativo. Conviene distinguir bien ambos conceptos: el registro deja constancia de la entrada o salida de un documento; el archivo lo custodia y organiza a lo largo de su vida.
El registro
La Ley 39/2015 establece que cada Administracion dispone de un registro electronico general en el que se hace el asiento de todo documento que se presente o se reciba. El registro debe funcionar de forma interoperable con el resto de Administraciones.
Cada asiento registral recoge, entre otros datos: un numero, un epigrafe o resumen, la fecha y hora de presentacion, el interesado y el organo destinatario. Reglas clave:
- Los asientos se practican siguiendo el orden temporal de recepcion o salida.
- El registro esta en funcionamiento todos los dias del ano (los registros electronicos), 24 horas.
- El ciudadano puede presentar documentos en el registro electronico, en las oficinas de asistencia en materia de registros, en oficinas de correos, etc.
El ciclo de vida del documento y los tipos de archivo
Un documento no se archiva siempre en el mismo sitio: se va moviendo segun su uso y su antiguedad. Ese recorrido es el ciclo vital del documento, que se corresponde con los tipos de archivo:
| Tipo de archivo | Cuando |
|---|---|
| De gestion (o de oficina) | Documentacion en tramite o de uso frecuente; esta en la propia unidad que la gestiona. |
| Central | Recibe la documentacion de los archivos de gestion cuando el tramite ha concluido y baja su consulta. |
| Intermedio | Custodia la documentacion mientras pierde valor administrativo, a la espera de su expurgo o conservacion. |
| Historico | Conserva de forma permanente la documentacion con valor historico o cultural. |