OpoSERGASEste tema corresponde al tema 11 de la parte específica del programa de PSX (Resolución de 1 de marzo de 2019, DOG núm. 47, de 7 de marzo de 2019, al que remite el DOG núm. 170/2025). Su epígrafe oficial es «Clasificación y archivo de documentos» e incluye la documentación administrativa y clínica, los tipos de archivo, el acceso a archivos y registros, el archivo y registro electrónico y Chave365. Lo tratamos aquí junto con la historia clínica (tema 1 de la parte específica). Las dudas típicas: qué clases de archivo hay y en qué se distinguen, qué sistema ordena por los últimos dígitos, quién custodia una historia clínica y quién puede abrirla.
Cómo cae este tema en el examen
Nuestro banco tiene más de 40 preguntas de este tema. Además, tenemos 10 preguntas de exámenes oficiales clasificadas en él: 2 de OPE 2019 - DII (Abr 2021), 1 de OPE 2019 - Específico Teoría (Feb 2020), 2 de OPE PSX 2022 · DII (examen de noviembre de 2023), 3 de OPE PSX 2022 (examen de noviembre de 2023), 1 de OPE PSX 2025 · DII (examen del 26 de abril de 2026) y 1 de OPE PSX 2025 (examen del 26 de abril de 2026).
Por el tipo de pregunta, se repiten dos familias. La primera es la archivística de la Ley 7/2014, de archivos y documentos de Galicia: clases de archivo, acceso y gratuidad. La segunda es la gestión práctica: qué sistema de clasificación conviene, quién custodia y quién accede. El matiz decide.
¿Las clases de archivo de la Ley 7/2014 son lo mismo que archivo activo, semiactivo y pasivo?
No: son dos clasificaciones distintas y no se deben mezclar. La Ley 7/2014 (art. 13.2) divide los archivos públicos en archivos de gestión, archivos centrales e intermedios y archivos históricos. Lo de activo, semiactivo y pasivo es terminología archivística que la ley no usa; si la pregunta cita la Ley 7/2014, responde con las tres clases.
| Clase (Ley 7/2014, art. 13.2) | Qué custodia | Objetivo que fija la ley |
|---|---|---|
| Archivos de gestión | Documentos de las unidades administrativas | Apoyar la gestión de esas unidades |
| Archivos centrales e intermedios | Documentos de todas las unidades de una misma entidad | Evaluarlos y facilitar el acceso a su información |
| Archivos históricos | Documentos con valor histórico | Conservarlos, facilitar la investigación y el disfrute ciudadano |
¿Qué sistema de clasificación ordena por los últimos dígitos del número?
El numérico terminal. Es una variante del sistema numérico y se usa en archivos grandes de historias en papel porque reparte las historias nuevas por todo el archivo en vez de acumularlas en la misma zona. El resumen de los cuatro sistemas, (detalle en nuestro artículo sobre archivo y clasificación de documentos en PSX) es este:
- Alfabético: por apellidos y nombre. Falla con apellidos repetidos.
- Numérico correlativo: por el número asignado, en orden. Si solo sabes el nombre, necesitas un índice aparte.
- Numérico terminal: por los últimos dígitos. Reparte la carga del archivo.
- Cronológico: por fecha. No sirve para localizar a una persona, pero sí para ordenar los episodios dentro de una historia.
¿Qué es exactamente la historia clínica?
Es «el conjunto de los documentos relativos a los procesos asistenciales de cada paciente» (Ley 41/2002, art. 14.1). Cada centro la archiva en cualquier soporte, garantizando su seguridad, conservación y recuperación (art. 14.2). Se lleva con criterios de unidad e integración, al menos dentro de cada institución (art. 15.4).
¿Quién custodia la historia clínica en un hospital?
La custodia está bajo la responsabilidad de la dirección del centro; la gestión de las historias se hace a través de la unidad de admisión y documentación clínica en los centros con pacientes hospitalizados o que atienden a un número suficiente de pacientes en otra modalidad (Ley 41/2002, art. 17.4). Son dos cosas distintas: la unidad gestiona, la dirección responde de la custodia. El profesional que ejerce de forma individual es responsable de la gestión y custodia de su documentación (art. 17.5). Aunque quien trabaja en el archivo maneje las historias a diario, la responsabilidad de la custodia no es suya.
¿Quién puede acceder a la historia clínica?
Los profesionales que diagnostican o tratan al paciente (art. 16.1). El personal de administración y gestión solo accede a los datos relacionados con sus funciones (art. 16.4), y todo el que accede en el ejercicio de sus funciones queda sujeto al deber de secreto (art. 16.6). El PSX puede manejar la historia para su tarea, no leerla por curiosidad. El paciente tiene derecho de acceso y a obtener copia (art. 18.1), también por representación acreditada (art. 18.2). Si el paciente ha fallecido, solo acceden las personas vinculadas por razones familiares o de hecho, salvo prohibición expresa del fallecido (art. 18.4). Sobre este último caso tienes más en acceso a la historia clínica de un fallecido.
¿El acceso a un archivo administrativo es igual que el acceso a la historia clínica?
No, y es una duda que se paga. El acceso a archivos y registros administrativos tiene su base en el art. 13.d de la Ley 39/2015 y, en Galicia, en los arts. 23 y 24 de la Ley 7/2014: todas las personas pueden acceder a los documentos de procedimientos terminados custodiados en el Sistema de Archivos de Galicia (23.1); la denegación exige resolución motivada y que un documento no esté en un archivo no lo excluye de la consulta pública (23.4); con carácter general los límites desaparecen a los 30 años de producirse el documento (23.5). La consulta directa es gratuita (24.2); las copias y certificaciones están sujetas a tasas o precios públicos (24.3). La historia clínica sigue su norma propia (art. 18 de la Ley 41/2002 y legislación gallega), con la reserva de las anotaciones subjetivas de los profesionales.
¿Qué cambia con el archivo electrónico?
Cada Administración debe mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos de procedimientos finalizados (Ley 39/2015, art. 17.1). Se conservan en un formato que garantice autenticidad, integridad y consulta con el paso del tiempo, y su eliminación requiere autorización (17.2). Los soportes llevan medidas de seguridad conforme al Esquema Nacional de Seguridad, incluido el control de accesos (17.3).
Truco para recordarlo
Para las tres clases de la Ley 7/2014, piensa en la vida de un documento: trabaja (archivo de gestión), espera y se evalúa (central e intermedio) y descansa para siempre (histórico). Y para el sistema terminal: «terminal = el número se lee por el final». Son reglas nuestras para memorizar, no siglas oficiales.
Tres preguntas de práctica
1. Según la Ley 7/2014, los archivos que custodian los documentos de las unidades administrativas con el objetivo prioritario de apoyar su gestión son los:
A) Archivos históricos. B) Archivos de gestión. C) Archivos centrales. D) Archivos intermedios de ámbito nacional.
Solución: B. Es el art. 13.2.a. Los históricos conservan documentos de valor histórico y los centrales e intermedios concentran los de todas las unidades para evaluarlos; la D no es una clase de la ley.
2. Una ventaja del sistema numérico terminal en un archivo grande de historias en papel es que:
A) Permite localizar sin conocer el número. B) Ordena las historias por fecha de alta. C) Reparte las historias nuevas por todo el archivo. D) Elimina la necesidad de registrar los préstamos.
Solución: C. Al ordenar por los últimos dígitos, las historias nuevas no se acumulan en una zona. La A falla porque con solo el nombre hace falta un índice; la B describe el orden cronológico; la D es falsa, el préstamo siempre debe registrarse.
3. Según el art. 16.4 de la Ley 41/2002, el personal de administración y gestión de los centros sanitarios puede acceder:
A) A toda la historia clínica de cualquier paciente. B) Solo a los datos de pacientes fallecidos. C) Únicamente a los datos relacionados con sus propias funciones. D) A nada, salvo autorización judicial.
Solución: C. El acceso se limita a lo que exigen sus funciones. La A ignora ese límite, la B no existe en la ley y la D es excesiva: el art. 16.4 sí les permite ese acceso funcional.
Preguntas frecuentes
¿Qué número de tema es el archivo en el programa de PSX?
Es el tema 11 de la parte específica (DOG núm. 47, de 7 de marzo de 2019). La historia clínica y su normativa es el tema 1 de esa misma parte específica.
¿Cuántos años se conserva una historia clínica?
Como mínimo cinco años desde el alta (Ley 41/2002, art. 17.1). En Galicia, una lista de documentos se conserva indefinidamente y el resto al menos cinco años desde la última asistencia o el fallecimiento (Ley 3/2001, art. 20).
¿Quién es responsable de la custodia de las historias clínicas?
La dirección del centro sanitario. En los centros con pacientes hospitalizados la gestión se hace a través de la unidad de admisión y documentación clínica, pero la custodia queda bajo la responsabilidad de la dirección (Ley 41/2002, art. 17.4).
¿Es gratuita la consulta de un documento en un archivo de Galicia?
Sí, la consulta directa es gratuita; las copias y certificaciones están sujetas a tasas o precios públicos (Ley 7/2014, art. 24.2 y 24.3).
Referencias
- Ley 41/2002, de 14 de noviembre, arts. 14 a 18 (BOE-A-2002-22188).
- Ley 7/2014, de archivos y documentos de Galicia, arts. 13, 23 y 24 (BOE-A-2014-10825).
- Ley 39/2015, arts. 13.d y 17 (BOE-A-2015-10565).
- Ley 3/2001, de Galicia, art. 20 (BOE-A-2001-12770).
- Programa de PSX: Resolución de 1 de marzo de 2019, DOG núm. 47, Anexo II.
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Practica estas preguntas en la preparación de PSX, repasa la historia clínica y el consentimiento informado y la guía de Chave365, consulta el plazo de conservación de la historia clínica en Galicia o crea tu cuenta para hacer los tests del tema.