La gestion de documentos, registros y archivo es la tarea mas cotidiana de un Auxiliar Administrativo del SERGAS y un bloque muy rentable en el examen, porque los articulos son concretos y faciles de memorizar. Todo esta en la Ley 39/2015 (LPAC), arts. 16, 17, 26, 27 y 28.

El documento administrativo (art. 26)

Se entiende por documentos publicos administrativos los validamente emitidos por los organos de las Administraciones Publicas. Las Administraciones los emitiran por escrito a traves de medios electronicos, salvo que su naturaleza exija otra forma.

Para ser validos, los documentos electronicos deben:

• Contener informacion de cualquier naturaleza archivada en soporte electronico segun formato determinado y susceptible de identificacion y tratamiento diferenciado.
• Disponer de los datos de identificacion que permitan su individualizacion, sin perjuicio de su posible incorporacion a un expediente.
• Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
• Incorporar las firmas electronicas que correspondan.

Copias autenticas (art. 27)

Cada Administracion determinara los organos con competencia para expedir copias autenticas. Tienen validez y eficacia de documento original siempre que se garantice su identidad con el original. Las copias autenticas realizadas por una Administracion tienen validez ante cualquier Administracion.

Puntos clave:

• La copia autentica de un documento privado surte unicamente efectos administrativos.
• Las Administraciones estan obligadas a expedir copias autenticas electronicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente.

Documentos aportados por los interesados (art. 28)

• Los interesados NO estan obligados a aportar documentos que hayan sido elaborados por cualquier Administracion (la Administracion los recabara electronicamente salvo oposicion del interesado).
• No se exigiran documentos originales salvo con caracter excepcional cuando la normativa lo determine.
• Las copias que aporten los interesados se presumen autenticas; la Administracion podra solicitar el cotejo con el original.

El registro electronico (art. 16)

Cada Administracion dispondra de un Registro Electronico General en el que se hara el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba (asiento de entrada), asi como de los documentos oficiales que se remitan (asiento de salida).

Cada asiento indica: numero, epigrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de presentacion, identificacion del interesado, organo administrativo remitente (si procede) y persona u organo al que se envia.

Donde se pueden presentar documentos (art. 16.4)

• En el registro electronico de la Administracion, y en los restantes registros electronicos de cualquier sujeto del art. 2.1.
• En las oficinas de Correos, en la forma reglamentaria.
• En las representaciones diplomaticas u oficinas consulares de Espana en el extranjero.
• En las oficinas de asistencia en materia de registros.
• En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Los registros electronicos permiten la presentacion todos los dias del ano, 24 horas. A efectos de computo de plazos, la presentacion en dia inhabil se entiende realizada en la primera hora del primer dia habil siguiente (salvo que una norma permita expresamente lo contrario).

El archivo electronico unico (art. 17)

Cada Administracion debera mantener un archivo electronico unico de los documentos electronicos que correspondan a procedimientos finalizados. Estos documentos se conservan en un formato que garantice la autenticidad, integridad y conservacion, asi como su consulta con independencia del tiempo transcurrido.

Oficinas de asistencia en materia de registros

Sustituyen a las antiguas ventanillas de registro presencial. Su funcion es asistir a los interesados en el uso de medios electronicos: digitalizar documentos en papel para su incorporacion al expediente, expedir copias autenticas, practicar notificaciones cuando el interesado comparezca, identificar o registrar a interesados en el sistema de identificacion, etc.