OpoSERGASGestionar un almacén sanitario consiste en tener el material necesario, en cantidad suficiente y en buen estado, sin acumular de más. En el examen se pregunta la diferencia entre FIFO y FEFO (en sanidad manda la caducidad), los niveles de stock (mínimo, máximo, de seguridad y punto de pedido), el análisis ABC, el inventario rotativo y el expurgo.
Una parte del programa de Personal de Servicios Generales trata de la gestión de materiales: cómo se recibe, se almacena, se controla y se reparte el material fungible, el de uso clínico y el de limpieza. Es un bloque con mucho vocabulario técnico y respuestas muy concretas, y por eso rinde bien cuando se estudia con un esquema claro.
Cómo circula el material: de la solicitud al consumo
El material llega al centro por pedidos a proveedores, se recibe y se registra en el almacén, y desde allí se distribuye a las unidades de consumo (plantas, quirófanos, consultas) que lo solicitan. En el SERGAS, LOGAS es la aplicación corporativa que gestiona esa logística: las unidades piden el material, las solicitudes las valida el responsable correspondiente (por ejemplo, el supervisor de la unidad o el responsable de recursos materiales) y el almacén prepara y entrega. Los detalles de la aplicación, que pueden cambiar, conviene comprobarlos en la documentación de tu convocatoria; lo estable para el examen es la lógica del circuito. Para ver LOGAS junto con otras aplicaciones del servicio, consulta el artículo sobre los sistemas informáticos del SERGAS.
Una buena recepción evita muchos problemas posteriores. Al recibir un pedido hay que comprobar el albarán frente a lo pedido y a lo recibido (cantidades y referencias), revisar el estado del embalaje, controlar las fechas de caducidad y los lotes, y registrar la entrada antes de colocar el material en su ubicación.
FIFO, FEFO y LIFO: cómo se rota el stock
La rotación decide qué unidad se entrega primero y se apoya en la forma de colocar el material: lo nuevo se coloca detrás o abajo y lo antiguo delante, de modo que lo que debe salir antes quede más accesible.
En un almacén sanitario el criterio que manda es la caducidad, por eso se prefiere FEFO frente a FIFO. Tienes la comparación con más ejemplos en la ficha sobre métodos FIFO, FEFO y LIFO.
La F de FEFO es de «first expired»: lo primero que caduca es lo primero que sale. En cualquier pregunta que mencione fechas de caducidad, piensa en FEFO antes que en FIFO.
Niveles de stock: mínimo, máximo, seguridad y punto de pedido
Un almacén bien gestionado trabaja con niveles definidos para cada artículo:
El punto de pedido se calcula con un razonamiento sencillo: se pide cuando lo que queda alcanza para cubrir el consumo durante el plazo de entrega del proveedor y, además, la reserva de seguridad. Expresado como fórmula: punto de pedido = consumo medio por periodo × plazo de entrega + stock de seguridad.
Un ejemplo ilustrativo, con cifras inventadas para entender el cálculo: si una unidad consume 10 cajas de guantes al día, el proveedor tarda 3 días en entregar y se quiere una reserva de seguridad de 15 cajas, el punto de pedido es 10 × 3 + 15 = 45 cajas. Cuando el stock baja a 45, se lanza el pedido.
La trampa habitual es confundir el punto de pedido con el stock mínimo. El punto de pedido es el momento de pedir; el stock mínimo es el nivel que no debería traspasarse.
Análisis ABC o Pareto: dónde poner la atención
No todos los artículos merecen el mismo control. El análisis ABC los ordena por importancia, y su fundamento es el principio de Pareto: una minoría de los artículos concentra la mayor parte del valor o del consumo. Los porcentajes que se citan son orientativos, no una regla exacta:
Los artículos A (por ejemplo, material de alto coste) se revisan con mayor frecuencia y con registros más precisos; los C se gestionan con reposición sencilla.
Inventario, expurgo y material especial
- Inventario. Comparar las existencias reales con las registradas. Puede ser periódico (cierre del almacén y recuento completo) o rotativo o continuo (se revisan partes del almacén, por familias o ubicaciones, a lo largo del año, sin parar la actividad). El rotativo detecta antes las diferencias.
- Expurgo. Retirada del stock de artículos obsoletos, caducados, deteriorados o sin uso, siguiendo el procedimiento del centro y dejando registro. Un artículo caducado no se entrega ni se «aprovecha»: se retira.
- Material fungible. El que se consume con el uso (guantes, gasas, jeringas, grapas de sutura), frente al material inventariable, que dura y se registra en el inventario del centro.
- Material lábil. El que se deteriora con facilidad por la temperatura, la luz o la humedad y exige condiciones especiales de conservación. Los productos higroscópicos (que absorben humedad) se mantienen bien cerrados y secos.
- Ubicación. El material pesado y de mucha rotación en zonas accesibles y bajas; lo ligero y poco usado en zonas altas; todo identificado y sin apoyarse en el suelo, según el procedimiento del centro.
Si quieres relacionarlo con lo que se usa en las unidades, tienes el artículo sobre utensilios y mobiliario sanitario y el de la estructura del hospital y sus servicios.
Cómo lo preguntan en el examen
Tres ejemplos ilustrativos (redactados para este artículo, no son preguntas oficiales):
1. En un almacén de material sanitario con fecha de caducidad se aplica preferentemente: A) LIFO. B) FIFO. C) FEFO. D) Aleatorio. Respuesta: C. Sale primero lo que caduca antes.
2. El nivel de existencias en el que debe lanzarse un nuevo pedido se denomina: A) Stock máximo. B) Punto de pedido. C) Stock de seguridad. D) Stock mínimo. Respuesta: B.
3. La retirada de artículos caducados u obsoletos del almacén se denomina: A) Inventario rotativo. B) Albarán. C) Expurgo. D) Análisis ABC. Respuesta: C.
Errores típicos
Otras confusiones frecuentes: tratar los porcentajes del análisis ABC como cifras exactas, pensar que el inventario rotativo obliga a cerrar el almacén y creer que el material caducado puede entregarse si no hay otro.
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Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre FIFO y FEFO?
FIFO (first in, first out) saca primero lo que entró antes. FEFO (first expired, first out) saca primero lo que caduca antes, aunque haya entrado después. En material sanitario y medicamentos se prefiere FEFO, porque lo que importa es la fecha de caducidad y no la de llegada.
¿Qué es el punto de pedido?
Es el nivel de existencias en el que hay que lanzar un nuevo pedido para que llegue antes de que se agote el stock. Se calcula como consumo medio por periodo multiplicado por el plazo de entrega, más el stock de seguridad. No es lo mismo que el stock mínimo.
¿Qué es el stock de seguridad?
Es la reserva que se mantiene para cubrir retrasos del proveedor o aumentos imprevistos del consumo. Su función es evitar la rotura de stock.
¿Qué es el análisis ABC o de Pareto?
Una clasificación de los artículos según su importancia económica o su consumo. Los de tipo A son pocos y concentran la mayor parte del valor y exigen control estricto; los C son muchos y de poco valor y se controlan de forma más sencilla. Los porcentajes del 20 % y el 80 % son orientativos.
¿Qué es el expurgo?
La retirada del almacén de artículos obsoletos, caducados, deteriorados o sin uso, siguiendo el procedimiento del centro y dejando constancia de ello.
¿Para qué sirve el inventario rotativo?
Para comprobar las existencias reales sin cerrar el almacén, revisando por partes (por familias o ubicaciones) a lo largo del año. Permite detectar diferencias y corregir el registro.