El trabajo diario de un auxiliar administrativo es, en buena medida, manejar documentos. Saber distinguir cada tipo (una resolucion de un oficio, un certificado de un informe) es un tema instrumental muy preguntado en la oposicion de Auxiliar Administrativo del SERGAS. La clasificacion clasica agrupa los documentos administrativos en cinco grandes tipos.
Clasificacion de los documentos administrativos
| Grupo | Documentos |
|---|---|
| De decision | Resolucion y acuerdo: contienen una declaracion de voluntad de un organo que decide sobre el fondo o el procedimiento. |
| De transmision | Oficio, nota interior, notificacion y publicacion: comunican actos o informacion entre organos o al ciudadano. |
| De constancia | Acta y certificado: dejan constancia de hechos, actos o datos que ya existen. |
| De juicio | Informe: valora o da una opinion tecnica o juridica (puede ser preceptivo o facultativo, vinculante o no). |
| De los ciudadanos | Solicitud/instancia, alegaciones, denuncia y recurso: los que dirige el interesado a la Administracion. |
Los que mas se confunden
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- Resolucion vs acuerdo: ambos deciden, pero la resolucion suele poner fin al procedimiento decidiendo el fondo; el acuerdo puede referirse tambien a decisiones de organos colegiados o de tramite.
- Acta vs certificado: ambos son de constancia. El acta recoge lo sucedido (p. ej. en una sesion o una prueba); el certificado acredita datos o actos que constan en un expediente o registro.
- Oficio vs nota interior: el oficio se usa para comunicaciones entre organos de distintos ambitos; la nota interior, para comunicaciones internas de una misma unidad u organismo.
- Informe: es de juicio (valora), no de decision; no resuelve por si mismo.
Aplicacion en el SERGAS: como auxiliar administrativo redactaras y registraras oficios, notificaciones, certificados y actas a diario. Domina lo que mas cae: los de decision (resolucion/acuerdo) deciden, los de transmision (oficio/notificacion) comunican, los de constancia (acta/certificado) acreditan hechos, el informe es de juicio y la solicitud/instancia es del ciudadano.
Trampa de examen: el informe es un documento de juicio (valora, no decide): no lo metas entre los de decision. El certificado y el acta son de constancia. La notificacion es de transmision (comunica el acto), NO es el acto en si. La solicitud/instancia la presenta el ciudadano, no la Administracion.
Datos clave para el examen
- De decision: resolucion y acuerdo (deciden).
- De transmision: oficio, nota interior, notificacion, publicacion (comunican).
- De constancia: acta y certificado (acreditan hechos/datos).
- De juicio: informe (valora; preceptivo/facultativo, vinculante/no vinculante).
- De los ciudadanos: solicitud/instancia, alegaciones, denuncia, recurso.
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