Archivo y gestión documental para Auxiliar Administrativo: archivo de gestión, central e histórico
En Galicia el archivo público tiene tres niveles según la Ley 7/2014: archivos de gestión (documentos en tramitación en la oficina), archivos centrales e intermedios (documentos de toda una entidad, para evaluarlos y facilitar el acceso) y archivos históricos (documentos de valor histórico, conservados de forma permanente). Entre un nivel y otro se mueven mediante transferencias documentales, y ningún documento público puede eliminarse sin una evaluación previa.
Conviene dominar tres cosas de este tema: los nombres de los niveles, qué se custodia en cada uno y quién decide el expurgo. Esta guía parte del temario de Auxiliar Administrativo y lo contrasta con el texto oficial de la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, y con la Ley 39/2015. Si buscas la parte del registro y la gestión de entrada y salida, está en la guía de archivo y registro de documentos.
Los tres niveles del archivo
El artículo 13.2 de la Ley 7/2014 enumera los tipos de archivo público con el objetivo prioritario de cada uno:
| Nivel | Qué custodia | Objetivo prioritario (art. 13.2) |
|---|
| Archivo de gestión | Documentos producidos y reunidos por las unidades administrativas | Apoyar la gestión de esas unidades |
| Archivo central e intermedio | Documentos de todas las unidades de una misma entidad pública | Evaluarlos y facilitar el acceso a la información, a la Administración y a la ciudadanía |
| Archivo histórico | Documentos con valor histórico | Conservarlos y facilitar la investigación histórica, científica y cultural |
Los manuales hablan de la "teoría de las tres edades": primera edad (activa, en la oficina), segunda (semiactiva, ya concluido el procedimiento, en el archivo central o intermedio) y tercera (inactiva, con conservación permanente en el histórico o eliminación). Es una forma útil de recordar el recorrido, aunque el texto legal trabaja con los tipos de archivo que acabamos de ver.
El archivo de gestión: donde trabaja el auxiliar
El artículo 37 de la Ley 7/2014 regula los archivos de gestión de la Administración autonómica gallega. Tres ideas que conviene retener:
- Debe existir al menos uno en cada órgano de la Administración, y reúne los documentos generados por las unidades administrativas para apoyar su gestión y acreditar sus actuaciones (art. 37.1 y 37.2).
- Las personas responsables de cada unidad velan por la custodia y conservación de los documentos en fase de tramitación hasta su transferencia, asesoradas por los responsables de los archivos centrales (art. 37.3).
- Los archivos de gestión realizan las transferencias al archivo central o territorial que les corresponda (art. 37.5).
En la práctica, el temario atribuye al auxiliar administrativo mantener los documentos ordenados y localizables, y preparar el traslado de los expedientes cuando ya no se necesitan en la oficina. Es una descripción de funciones del temario, no un artículo de la ley.
Transferir no es eliminar
El artículo 21 define la transferencia documental como el procedimiento administrativo por el que se entregan, de forma ordenada y relacionada por escrito, los documentos de las oficinas a un archivo o de un archivo a otro, con el traspaso de las responsabilidades de custodia, conservación y acceso. Dos consecuencias para el examen:
- Una transferencia exige relación escrita (inventario): no basta con llevar cajas.
- Con la transferencia cambia quién responde de la custodia, no la titularidad pública del documento.
El archivo central, por su parte, realiza las transferencias al Archivo de Galicia o, en su caso, al archivo intermedio o histórico de su demarcación (art. 38.3). El Archivo de Galicia tiene carácter intermedio e histórico y es la cabecera del Sistema de Archivos de Galicia (art. 42.1). Si los documentos son electrónicos, deben transferirse con tecnología que garantice autenticidad, fiabilidad e integridad (arts. 21.2, 37.6 y 38.6).
Eliminar: evaluación previa y autorización
Esta es la regla más preguntada y la más fácil de responder con sentido común. El artículo 19 de la Ley 7/2014 dice que los documentos de titularidad pública se evalúan y seleccionan para decidir si se conservan o se eliminan, y su apartado 4 es tajante: no podrá eliminarse ningún documento público si antes no fue evaluado y seleccionado con el procedimiento establecido.
Ese procedimiento lo desarrolla el Decreto 15/2016, de 14 de enero (DOG núm. 34, de 19 de febrero de 2016), que regula el Consejo de Evaluación Documental de Galicia. Las ideas básicas:
- Se propone la evaluación de una serie documental, con estudios de identificación, evaluación y selección.
- El Consejo elabora las tablas de evaluación documental, que fijan plazos de conservación y transferencia, régimen de acceso y, en su caso, la técnica de muestreo.
- Con una tabla aprobada, la persona titular de los documentos solicita la eliminación; el Consejo informa y el órgano superior resuelve.
- Tras eliminar, se firma un acta que se remite en diez días.
El decreto añade un límite expreso: en ningún caso se podrá autorizar ni proceder a la eliminación de documentos mientras persista su valor probatorio (art. 14.5). La conclusión práctica: el auxiliar nunca decide por su cuenta qué se tira, aunque el documento le parezca obsoleto.
Custodia: los documentos no salen del archivo sin más
El artículo 20 de la Ley 7/2014 establece que los documentos de los archivos públicos no pueden extraerse de ellos salvo en los casos legalmente establecidos, y que quien custodie documentos debe guardar copia hasta que termine su uso externo. Además, quien cese en una función pública debe entregar los documentos a su sustituto o remitirlos al archivo que corresponda (art. 20.3).
El archivo electrónico en la Ley 39/2015
El artículo 17 de la Ley 39/2015 añade la dimensión digital:
- Cada Administración mantiene un archivo electrónico único con los documentos electrónicos de los procedimientos finalizados (apartado 1).
- Los documentos se conservan en un formato que garantice autenticidad, integridad y consulta con independencia del tiempo transcurrido, y debe poder trasladarse el dato a otros formatos y soportes (apartado 2).
- Los soportes cuentan con medidas de seguridad conforme al Esquema Nacional de Seguridad, con identificación de usuarios y control de accesos (apartado 3).
Para el procedimiento en conjunto, repasa la comparativa entre la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015.
Cómo repasarlo
- Aprende la secuencia gestión, central e intermedio, histórico y asocia a cada nivel un verbo: apoyar la gestión, evaluar y dar acceso, conservar.
- Recuerda dos prohibiciones: no se elimina sin evaluar y no se extraen documentos sin causa legal.
- Distingue transferir (cambia la custodia) de eliminar (destrucción autorizada).
- Entrena con el temario de Auxiliar Administrativo y sigue la página de la categoría para novedades de convocatoria.
Fuentes
- Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, DOG núm. 191, de 7/10/2014, BOE núm. 258, de 24/10/2014: boe.es.
- Decreto 15/2016, de 14 de enero, por el que se regula la composición y el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia y el procedimiento de evaluación y selección de documentos, DOG núm. 34, de 19/02/2016: xunta.gal/dog.
- Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, art. 17, BOE núm. 236, de 2/10/2015: boe.es.
- Temario OpoSERGAS de Auxiliar Administrativo, Tema 13.